Qualquer tipo de evento demanda muita organização, principalmente uma conferência internacional que reúne diversas pessoas de diferentes nacionalidades. Por isso, quem é responsável por organizar uma conferência deve saber aquilo que não pode faltar para o evento ser um sucesso.
Para te ajudar nesse desafio, neste artigo falamos melhor sobre o que é uma conferência e quais são os pontos essenciais que precisam ser considerados pela organização do evento.
Afinal, são muitas questões envolvidas, desde local e palestrantes até as tecnologias necessárias e a tradução simultânea, a fim de garantir a plena comunicação.
Confira a seguir e descubra como organizar um evento internacional!
O que é uma conferência?
Uma conferência internacional é um evento que reúne pessoas de diferentes nacionalidades para falar sobre problemas, inovações e ideias relacionadas a um tema central escolhido previamente.
De modo geral, a conferência é formada por palestrantes e pelo público, que por sua vez costuma já ter um conhecimento anterior sobre o tema ou é formado por pessoas que trabalham na área que está sendo debatida.
Além disso, nesse tipo de evento os palestrantes costumam ser nomes de grande expressão no universo do tema escolhido, tendo propriedade para compartilhar seus desafios, superações e conclusões.
A diversidade de nacionalidades pode acontecer tanto no corpo de palestrantes quanto na própria plateia, de modo que o evento deve lidar com a barreira da comunicação, o que será tratado em tópico específico mais adiante.
Como organizar uma conferência: pontos essenciais
A organização da conferência tem grande influência sobre o sucesso do evento. Afinal, reunir centenas ou milhares de pessoas, sem organização, tende a ser desastroso.
Por isso, é preciso considerar diversos pontos essenciais para que tudo saia como o previsto, sem erros ou falhas que comprometam a qualidade dos debates e que prejudiquem a experiência de cada participante.
Quais pontos são esses? Confira a seguir!
Defina o público alvo e o porte do evento
O primeiro ponto é definir o público-alvo. O organizador precisa analisar quem terá interesse no evento e quem deseja que participe.
Esse primeiro passo é crucial, pois toda a conferência será pensada para garantir a melhor experiência a esse público.
Junto a essa etapa é preciso definir o porte do evento para saber quantas pessoas podem participar e quantas pessoas são necessárias para atender à demanda organizacional.
Local e data
Outro ponto essencial para organizar uma conferência com êxito é escolher o local e a data do evento. Essas duas características são muito importantes, pois o local deve comportar o número de pessoas com o devido conforto, e o ideal é que a data não coincida com a de outros eventos semelhantes.
Defina os palestrantes do evento
Definir os palestrantes é mais um trabalho essencial da organização. Nesse sentido, convidar pessoas que sejam interessantes ao público-alvo é importante.
Além disso, com os palestrantes já definidos, a organização deve criar um roteiro para as apresentações, com delimitação de tempo e tema.
Divulgação
Com os detalhes anteriores acertados, é hora de a organização providenciar a divulgação. Uma dica é criar um site com todas as informações sobre a conferência, como:
- Horário;
- Data;
- Endereço;
- Prazo das inscrições;
- Patrocinadores;
- Valores;
- Palestrantes;
- Objetivos.
Contrate a tradução simultânea
Mais um ponto de grande relevância é dispor de tradução simultânea no momento do evento. Se a conferência reunir nomes internacionais e visitantes de diferentes países, é fundamental que a organização contrate um ou mais tradutores simultâneos.
Esses profissionais são responsáveis por traduzir o que o palestrante estrangeiro fala para garantir que todo o público consiga compreender integralmente o conteúdo da palestra.
Dentro disso, a tradução simultânea funciona da seguinte forma: o tradutor fica em uma sala reservada, preparada com tratamento acústico e equipamentos de áudio e voz.
Nessa sala ele recebe o áudio do palestrante e, em tempo real, traduz em um microfone. Então o áudio da tradução é enviado ao público, que deve estar equipado com fones de ouvido.
Toda essa dinâmica precisa acontecer rapidamente e sem interrupções, pois esse tipo de tradução é feita simultaneamente à fala do palestrante para o evento ser fluido e dinâmico, e também para não ter o tempo de duração aumentado em razão da tradução.
É importante mencionar, inclusive, que a tradução simultânea deve ser contratada pela organização independentemente de a conferência ser presencial ou online. Nos dois formatos, é possível contar com um tradutor especializado para garantir o entendimento do público.
Confira: Eventos de tradução simultânea realizado pela One Translations
Invista em tecnologia
Por fim, mais um ponto crucial é investir em tecnologia a fim de que o evento seja feito oferecendo a melhor experiência possível ao público.
Assim, é importante contar com um software que permite a realização de inscrições em uma plataforma online, facilitando o acesso dos participantes e a gestão da organização.
Também devem ser providenciados datashow, câmeras, aparelhos de som e demais itens que os palestrantes necessitarem para realizar o evento.
3 exemplos de conferências para se inspirar
Para ilustrar tudo o que foi dito aqui e para servir de inspiração, nada melhor do que conhecer alguns exemplos de conferências.
Nesse sentido, algumas das principais ao redor do mundo são:
- TEDx: conferência muito famosa mundialmente e que fala sobre tecnologia, entretenimento e design. Originada no TED, o TEDx pode ser feito em qualquer local e tem proporções reduzidas.
- Google I/O: conferência feita anualmente pela Google direcionada ao mercado de desenvolvimento, especialmente com tema relacionado ao Android, seu próprio sistema operacional. Desde 2008 essa conferência é feita em São Francisco, Califórnia.
- DDB (Data Driven Business): conferência brasileira destinada a profissionais do ramo de Big Data. Ela tem a intenção de demonstrar a importância de investir nesse setor.
Portanto, existem muitos detalhes e questões centrais que, quando bem-organizadas, fazem toda a diferença para uma conferência ter sucesso. Por isso, é preciso ter um bom planejamento e um alto nível de conhecimento para que nada importante fique faltando e só seja percebido na hora de realizar o evento.
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